KOMUNIKAT Nr 1/2026 w sprawie odbierania i procedowania faktur zakupu w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur
Szanowni Państwo, Członkowie Wspólnoty Uniwersytetu,
informuję, że zgodnie z nowelizacją ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) z dniem 1 lutego 2026 roku Uniwersytet w Siedlcach zobowiązany jest do odbierania części faktur zakupu przy zastosowaniu platformy informatycznej Krajowy System e-Faktur, zwanej dalej „KSeF”. KSeF to system służący do cyfryzacji procesów fakturowania, w tym do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
W związku z tym, że obowiązek wystawiania faktur w KseF wprowadzany jest etapami, w jednostkach organizacyjnych UwS funkcjonować będą dwa rodzaje faktur zakupowych oraz różne metody procedowania niżej wymienionych dokumentów:
- faktury zakupowe wystawione poza KSeF – dostarczone zostaną do jednostki organizacyjnej UwS lub bezpośrednio do Kancelarii Ogólnej, w sposób funkcjonujący dotychczas;
- faktury zakupowe, które zostaną wystawione w KSeF – widoczne będą dla Uniwersytetu w Siedlcach w tzw. panelu KSeF.
Faktury zakupowe będą odbierane automatycznie przez Kancelarię Ogólną UwS, a ich wizualizacje w postaci pliku pdf zostaną dostarczone mailem do jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu. Wizualizacje faktur należy wydrukować, opisać i przekazać do procedowania. Nie ma obowiązku rejestracji faktur wystawionych poprzez KSeF w Kancelarii Ogólnej. Aby ułatwić proces identyfikacji jednostki realizującej zakup, każdej jednostce organizacyjnej nadany zostanie numer identyfikujący jednostkę tzw. IDWew, który należy OBOWIĄZKOWO podać w momencie składania zamówienia, tj. przed wystawieniem faktury. Na fakturze zakupowej wystawionej w KSeF numer IDWew powinien pojawić się w polu "Podmiot 3".
Biorąc pod uwagę, że momentem wpływu faktury wystawionej w KSeF, jest data przesłania jej do KSeF, brak numeru IDWew na fakturze może skutkować opóźnieniami przesłania faktury do jednostki, a tym samym powodować krótszy czas procedowania i opóźnienia w realizacji płatności.
W okresie przejściowym mogą wystąpić przypadki wystawienia przez kontrahenta faktury w KSeF oraz przesłania jej dodatkowo e-mailem w formacie pdf – w takich sytuacjach procedowania wymaga wyłącznie dokument przesłany bezpośrednio przez Kancelarię Ogólną do jednostki organizacyjnej.
Numery identyfikatorów wewnętrznych dostępne będą na stronie UWS:
https://www.uws.edu.pl/pracownicy/druki-firmowe/druki-dzialu-finansowo-ksiegowego/.
REKTOR
prof. dr hab. Mirosław
Szczegółowe informacje dotyczące odbierania i procedowania faktur zakupu w związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur zostaną przekazane pracownikom uczestniczącym w procesie dokonywania zakupów na rzecz UwS na spotkaniu informacyjnym (w formule online) w dniu 28 stycznia o godzinie 9.30.